Forretningsorden for SyVBKs bestyrelse sæson 2010/2011

Forretningsorden for SyVBKs bestyrelse sæson 2010/2011

 

 

Formål:

Bestyrelsens formål er at fremme og udbrede volleyballspillet i kredsen, herunder afholde turneringer, kurser, stævner, træf og andre arrangementer; udarbejde reglementer og andre nødvendige bestemmelser, samt støtte og vejlede klubberne/foreningerne.

 

A: Gennerelle bestemmelser:

 

  1. Bestyrelsen vælges på SyVBKs repræsentantskabsmøde i henhold til SyVBKs love.

 

  1. Bestyrelsen består af op 7 til medlemmer, i indeværende sæson 6.

 

  1. Bestyrelsen foretager på sit første møde efter repræsentantskabsmødet en konstituering med hensyn til næstformand, kasserer og sekretær.

 

  1. Bestyrelsen udpeger repræsentanter til DIFs amtskredse.

 

  1. Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper eller enkeltpersoner til varetagelse af særlige arbejdsopgaver.

 

  1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt mindst halvdelen af medlemmerne, heriblandt formand eller næstformand er til stede ved et indvarslet møde. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Såfremt formanden ikke er til stede, er næstformandens stemme afgørende.

 

  1. Bestyrelsen er ansvarlig overfor SyVBKs repræsentantskab gennem aflæggelse af beretninger.

 

 

B: Arbejds- og kompetenceområde:

 

Bestyrelsen er ansvarlig overfor repræsentantskabet, og har i øvrigt til opgave at udvikle og koordinere ideer, tanker og aktiviteter indenfor alle områder af volleyballsporten i kredsens område.

 

Heraf kan nævnes:

 

  1. Gennemføre turneringer for senior, teen og kids, samt tilpasse turneringsstrukturen til det aktuelle behov.

 

  1. Afvikle pokalturnering og mixstævner, samt beachaktiviteter, hvor det er relevant.

 

  1. Udstede regler og retningslinier for dommer- og turneringsvirksomhed.

 

  1. Tilbyde dommerkurser.

 

  1. Virke som støtte og rådgiver overfor klubberne.

 

  1. Informere om aktiviteter på kreds- og landsniveau.

 

  1. Udbrede kendskabet til volleysporten.

 

  1. Medvirke til at udvikle volleyballtalenter.

 

  1. Tilbyde træner- og lederuddannelser

 

  1.  Revidere kredsens strategier og målsætninger, samt revidere de tilhørende handlingsplaner og arbejdsbeskrivelser

 

  1. Andet

 

Ovenstående kan opfyldes via kredsens egne aktiviteter og/eller gennem et samarbejde med nabokredse og DVBF.

 

 

C: Arbejdsform:

 

Der afholdes bestyrelsesmøder efter behov, som aftales fra gang til gang på bestyrelsesmøderne.

 

  1. Første bestyrelsesmøde afvikles dog senest d. 20. juni, hvor bestyrelsen konstitueres.

 

Forretningsorden for den kommende sæson revideres og godkendes også på det første møde.

 

  1. Formanden udarbejder dagsorden til hvert møde ud fra en standard dagsorden, samt indkomne emner (se pkt. D)

 

Bestyrelsesmedlemmer fremsender punkter til dagsorden til formanden senest 10 dage før mødet sammen med evt. bilag.

 

Senest 7 dage før mødet  udsendes dagsorden med tilhørende bilag af formanden.

 

Alt foregår via mail.

 

  1. Over hvert møde føres et beslutningsreferat, som udsendes senest 8 dage efter mødet til godkendelse blandt mødedeltagerne.

Evt. rettelser skal meddeles referenten senest 7 dage efter modtagelse af det foreløbige referat.

Referenten sørger for, at det endelige referat lægges på SyVBKs hjemmeside

Referatet formidles ud til klubberne og andre interessenter via SyVBKs Nyhedsbrev.

 

D: Mødeform:

 

I forbindelse med afvikling af bestyrelsesmøder anvendes nedenstående generelle dagsorden.

Indkomne emner placeres heri.

1.      Opfølgning på sidste referat

2.      Aktuelle sager

3.      Økonomi

4.      Meddelelser

5.      Næste møde

6.      Eventuelt

 

 

E: Økonomiske retningslinier:

 

  1. Budget

 

Der udarbejdes hvert år et budget for kredsens samlede arbejde svarende til det kommende regnskabsår.

 

Bestyrelsen udarbejder et samlet budgetforslag med kassereren som koordinator senest 1. marts.

 

Budgettet godkendes på først komne bestyrelsesmøde herefter. Budgettet skal ikke godkendes af repræsentantskabet.

 

  1. Opkrævning af kontingent, samt turnerings- og stævnegebyrer:

 

Opgaven vedr. opkrævning af turneringsgebyrer for seniorturnering og pokalturnering er for indeværende sæson udliciteret til DVBF incl. opkrævning af bøder, dog opkræver kredsen fortsat gebyrer og bøder op for teen- og kidsstævner, samt mix-stævner.

 

Kontingent til kreds og DVBF opkræves af kredsen senest ultimo december.

 

Gebyrer for teen, kids og mix opkræves ultimo dec og ultimo marts.

 

  1. Øvrige opkrævning

 

Andre aktiviteter, som bestyrelse eller nedsatte arbejdsgrupper/-personer måtte være ansvarlig for, er den pågældende person/gruppe ansvarlig for iværksættelse af opkrævning.

 

  1. Restance

 

Regler for opkrævning af restancer og fremsendelse af rykkerbreve fremgår af SyVBKs rykkerprocedure, som ses på SyVBKs hjemmeside.

 

  1. Regnskab

 

Kassereren udarbejder årsregnskabet for kredsen

 

 

Vedtaget: d. 29/5-2010 af bestyrelsen 

(Mogens Nielsen, Palle Lysbjerg, Niels Borch, Claus Hansen, Birgit Hansen og Viggo Isko)